O bom uso do e-mail

Viveríamos num mundo muito melhor se todo mundo se preocupasse mais em como os outros são afetados pelas suas atitudes. Coisas pequenas fazem muita diferença quando feitas diversas vezes, afinal nosso dia-a-dia é formado por pequenos gestos que, juntos, formam atos maiores.

Com a popularização da internet veio também o correio eletrônico. E é sobre cada e-mail, cada pequeno gesto de apertar o botão enviar, que falarei hoje. É importante percebermos que, por toda a maturidade do e-mail na internet, esta é uma das ferramentas que muitos usam profissionalmente, ou seja, estamos mexendo com a rotina de trabalho de algumas pessoas.

Analisando superficialmente reconhecemos que o e-mail é formado pelo endereço de quem envia, o assunto, os e-mails relacionados nos campos “para”, “cc”, “cco”, os anexos e o corpo da mensagem.

O endereço de quem envia é o seu e-mail e ele você só escolhe uma vez. É interessante que este endereço tenha o seu nome ou mesmo só as iniciais. A dica é não criar e-mails engraçadinhos. Já passei pela experiência de ter que dar um endereço eletrônico para um contato mais profissional e ter que passar um e-mail bem ruim. Mesmo que você ache que está jovem demais para se preocupar com isso (eu achava), fica o conselho.

O assunto é o título do e-mail. Lendo o assunto o destinatário tem que ser capaz de saber, por alto, o conteúdo do e-mail. Assuntos do tipo “Engraçado!”, “Muito bom!!!” não são legais. Para e-mails profissionais é recomendado colocar o projeto correspondente antes do título, pura e simplesmente para facilitar a vida do destinatário, por exemplo “Projeto X – Pendências”. Como eu disse algumas pessoas usam e-mail no trabalho, portanto quando for mandar aquela mensagem com conteúdo “picante” é essencial avisar ao destinatário que abrir aquilo na frente de qualquer um pode ser constrangedor. Usar um “cuidado ao abrir” ou a versão americana NSFW (not safe for work) é obrigação de quem manda mensagens desse tipo (como o seu contato pode não saber o que é NSFW é melhor usar a versão em português mesmo).

Os campos “para”, “cc” e “cco” são os destinatários. Todos os listados nesses campos receberão a mensagem, mas se não existissem diferenças entre eles não existiriam os três campos. Usando como exemplo a mensagem do parágrafo anterior, no “para” estariam aquelas pessoas que serão diretamente afetadas com a mensagem, alguém que de fato fosse resolver as pendências listadas no e-mail. No “cc” estariam aqueles que simplesmente precisam estar cientes das pendências e no “cco” aqueles que os listados em “para” e em “cc” não precisam saber que estão recebendo a mensagem. O campo “cco” também deve ser usado no envio de alguma mensagem para grupos bem distintos, onde o destinatário não precisa saber quem mais recebeu a mensagem. Esta atitude evita que os endereços de seus contatos sejam usados em listas de envio de e-mail que eles não pediram para participar. Digamos que você vai se mudar, quer marcar uma festa com todos os seus contatos e para isso decide mandar um e-mail convidando todo mundo. Os endereços de todos vão no campo “cco”, assim ninguém ficará sabendo quem recebeu a mensagem, preservando os endereços eletrônicos de cada um.

O campo de anexos deve ser evitado ao máximo. Sempre que puder deixe tudo no corpo da mensagem, afinal pode ser trabalhoso pro destinatário abrir o arquivo e economizaria tempo ler direto o conteúdo. Se você é do tipo que costuma enviar PPS bonitinhos pra todo mundo, você está bem familiarizado com este campo, mas cuidado, você pode estar atrapalhando a vida de alguém que, primeiro, não te pediu pra você mandar aquilo, e segundo, não tem o programa para abrir aquela mensagem. Não vou fazer campanha contra quem manda este tipo de e-mail, mas o mundo seria melhor se isso desaparecesse ou fosse substituído por algo com um formato mais ágil. Trabalho com internet e sinceramente não tenho nem tempo nem paciência para mensagens assim.

Por último e mais importante está o corpo do e-mail. Aqui o destinatário espera uma mensagem clara, rápida e objetiva. Óbvio que e-mails extensos existem e algumas vezes são necessários, mas devem ser evitados ao máximo. Formatação também é importante, portanto evite mandar e-mails cujo corpo todo é precedidos por sinais de “>”, por exemplo. Evitar erros de português também é uma boa prática em qualquer lugar. O uso de assinaturas é recomendado, afinal quem recebe a mensagem quer saber quem a mandou. Em e-mails de resposta, cuja mensagem original fica abaixo da sua é interessante colocar sua assinatura abaixo da sua mensagem (entre o que você escreveu e o e-mail original) e não de todo o texto. Uma ou duas configurações devem ser o suficientes para automatizar o processo.

Do mesmo modo como você tem endereços físicos de trabalho e de casa é possível que seu contato também os tenha eletronicamente, portanto e-mails profissionais para endereços profissionais. Nada de piadinha pro e-mail do trabalho.

Pense nisso na próxima vez que for enviar um e-mail e certamente você estará contribuindo pra organização da vida dos seus contatos.

Not For Dummies

Fui convidado a participar de um novo blog sobre desenvolvimento: o Not For Dummies. A proposta do blog não é falar do basicão, é ir além do Hello World. Os profissionais que colaboram lá são gente de renome no cenário tecnológico brasileiro, quiçá mundial! Vale a pena acompanhar.

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Minha intenção é postar aqui toda terça-feira e lá quinzenalmente às quintas-feiras.

Ficam logicamente suspensos aqui os posts sobre desenvolvimento (nunca foi o meu forte aqui mesmo).

Abraços e visitem!